La Consejería de Innovación, Universidades, Ciencia y Sociedad Digital ha facilitado guía práctica para organizar el teletrabajo dirigida principalmente a las pymes (pequeñas y medianas empresas) y micropymes que no tienen experiencia en el trabajo remoto.
Esta opción ha sido considerada de forma global para no cesar las actividades ante las graves consecuencias generadas por la crisis de la enfermedad del coronavirus (COVID-19).
Varias empresas con experiencia en el teletrabajo han colaborado en la elaboración de este importante documento, cuyo objetivo es desarrollar una propuesta de acciones que puedan mantener la actividad de la empresa, cumpliendo siempre con la normativa.
Este punto es muy significativo sobre todo en estas condiciones tan especiales y anómalas que suponen quedarse en casa aislado del resto de la empresa y tratando de continuar ejerciendo las funciones habituales.
Entre las instrucciones generales para la empresa, la guía práctica destaca que el teletrabajo debe organizarse de la misma manera que el trabajo presencial.
“Para hacerlo, se creará una guía efectiva de lo que se debe hacer a diario y se planificarán controles frecuentes que ayudarán a no perder el control de las tareas productivas”.
Además, el personal debe estar informado del ritmo y el flujo de trabajo mientras dure esta situación por la COVID-19, en qué consiste el trabajo diario y, por supuesto, las reuniones de seguimiento.
Se hará necesario planificar las tareas del personal de manera minuciosa y que la información sobre lo que deba hacer cada trabajador sea accesible para todos los empleados.
Usar herramientas telemáticas para agendar reuniones también es conveniente, así como asignar un coordinador que organice tanto tecnológica como metodológicamente la nueva manera de trabajar.
La ciberseguridad y el teletrabajo
Otro de los aspectos fundamentales que se debe tener en cuenta en la condición de teletrabajo es la ciberseguridad.
En este sentido, es importante que se establezcan protocolos de trabajo que no comprometan la seguridad de los datos de las empresas, ni que las dejen expuestas.
“Una de las opciones es crear una red privada virtual, o VPN, para que los trabajadores se conectan a la empresa como si lo hicieran desde el mismo recinto”.
No obstante, debido a que el personal tiene dispositivos conectados en sus domicilios a la red wifi doméstica, se ha recomendado ayudarles a mejorar la seguridad de la red de sus hogares mediante recomendaciones al respecto.
Por ejemplo, se debe exhortar a no dejar nunca la red abierta sin contraseña; cambiar las claves de acceso al inicio de la nueva situación para estar seguros de que nadie con una llave antigua pueda acceder a la red, cambiar las claves con frecuencia y reportar incidentes extraños.
“La seguridad del hogar del teletrabajador también concierne la empresa, por eso hay que marcar las políticas de ciberseguridad y ayudar al personal distribuyendo antivirus e instrucciones de cómo instalarlos”.
Desde la Consejería de Innovación también se ha recomendado consultar la Guía de seguridad en el teletrabajo editada por el Centro Seguridad TIC de la Comunidad Valenciana.
Para teletrabajar, en relación al hardware, es necesario disponer de una estación de trabajo con cámara web, micrófono y altavoces, que su vez esté conectada a la red de la vivienda vía cable o wifi.
La empresa, entonces, tendrá que dar las instrucciones sobre los requisitos del sistema necesario y proveer los recursos cuando sea necesario o no disponga de estos.
Igualmente, es importante elegir un software que permita coordinar las reuniones y realizar videoconferencias con los trabajadores, por ello (de ser posible), se proporcionarán estaciones de trabajo al personal con el software preinstalado.
“Si no es el caso, se proporcionará una guía de hardware y software con los requerimientos mínimos para poder teletrabajar con las instrucciones de ciberseguridad pertinentes”.
Según la Consejería de Innovación, hay muchos sistemas gratuitos para hacer trabajo colaborativo y videoconferencias. “En estos momentos de crisis, algunas empresas están colaborando, poniendo sus herramientas bajo condiciones especiales y, incluso, de manera gratuita”.
Comodidad para el teletrabajo
Se ha dejado claro que cualquier estancia de la casa es utilizable para teletrabajar, pero preferiblemente se debería asignar alguna habitación poco frecuentada con la intención de poder concentrarse en el trabajo.
Para organizar el teletrabajo también es importante intentar adecuarse y respetar el horario de la empresa, a pesar de no estar en las instalaciones por consecuencia de la COVID-19.
“Teletrabajar implica coordinarse con los demás miembros de su equipo, conversar con ellos cuando sea necesario, impartir órdenes y obedecerlas. Por ello, es fundamental la organización del trabajo para saber diariamente lo que hay que hacer, qué se está haciendo y qué se ha hecho”.
Además, participar en las reuniones de inicio o final de jornada ayudará a controlar el horario y poder desconectarse del trabajo cuando se hayan terminado las actividades planificadas.
