Laura Mae Martin, asesora ejecutiva de Productividad en Google, ha preparado lo que considera los 10 consejos principales para administrar el correo electrónico, a propósito de que Gmail ha sido un compañero útil para millones de personas en todo el mundo.
Ha comentado que parte de su trabajo es compartir consejos relacionados con Gmail, con otros «googlers», por lo que admite que el correo electrónico puede sentirse como una lista interminable de tareas pendientes, en un mundo donde la tecnología hace que las personas estén más conectadas con el trabajo.
A veces, establecer reglas básicas para mantener la energía, el enfoque nítido y la cordura intacta, podría parecer un trabajo imposible.
Sin embargo, como experta en productividad de Google, ayuda a los usuarios a utilizar productos como Gmail, Drive y Calendar.
Su intención es que se puedan hacer más cosas durante los días ocupados. El correo electrónico, en particular, puede ser una fuente de estrés pero, a su juicio, no tiene por qué serlo.
Es por eso que el primer consejo es reducir las notificaciones y así no molestar al cerebro con las notificaciones de cada nuevo correo electrónico. Martin, ha invitado a verificar el correo de forma proactiva, pues en el teléfono se pueden configurar las notificaciones para ciertos correos electrónicos. Esto ayuda a identificar correos electrónicos importantes y desconectarse cuando se desee.
El segundo paso sería responder dentro de las 24 horas, aunque solo sea para registrarse. A pesar de que no sea probable recibir todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas, el usuario puede evitar recibir otro email de seguimiento de un compañero de trabajo.
“Dar una actualización de estado: ‘Hola, recibí este correo electrónico, pero no lo revisaré hasta más tarde esta semana’, es una excelente manera de establecer expectativas y mostrarles que estás en eso”.
Cerrar el correo electrónico una o dos veces al día también podría ser una buena recomendación, ya que el email es necesario para hacer el trabajo, pero también es la máxima distracción.
Laura Mae Martin ha mencionado que la mayoría de las personas lo dejan abierto todo el día y lo revisan cada 30 minutos (si no más).
Es por eso que se debe intentar cerrar la pestaña de correo electrónico cuando tenga tiempo de hacer un trabajo profundo, para tener la capacidad de concentrarse sin distracciones en una tarea exigente.
“No haga clic en un correo electrónico más de dos veces: si lee un correo electrónico y luego lo marca como no leído, tendrá que leerlo nuevamente para recordar qué hacer con él. Léalo una vez para escanear y etiquetar su acción futura (por ejemplo, etiquetarlo como ‘debe responder’ o ‘hacer esta semana’) y luego una vez más cuando lo conteste”.
Para la asesora, la clasificación, lectura y respuesta a los correos electrónicos deben ser actividades separadas.
Y es que la mayoría de las personas rebotan entre la clasificación de un email para más tarde, leer uno, responder uno y repetir, perdiendo tanta energía al cambiar entre estas actividades.
Atención a correos electrónicos
El sexto consejo sería mantener los correos electrónicos que requieren una acción clara y, de lo contrario, archivarlos o eliminarlos.
Cuando la bandeja de entrada contiene correos electrónicos sin elementos de acción claros, le da al cerebro la falsa sensación de tener demasiado que hacer.
Además, ha exhortado a omitir algunos correos electrónicos porque cada uno que se vea toma una pequeña parte de la energía personal y cada elemento en la bandeja de entrada debe ser algo que debe ver. En este caso, Gmail permite crear filtros para que ciertos correos electrónicos “omitan” la bandeja de entrada y no aparezcan como nuevos correos electrónicos.
“Por ejemplo, si recibe muchos boletines de noticias por correo electrónico, configure un filtro con ‘Tiene las palabras: cancelar la suscripción’; ahora, esos correos electrónicos no lo distraerán, pero puede buscarlos más tarde”.
Otro consejo importante, a juicio de Martin, es no mezclar los correos electrónicos leídos y no leídos, pues lo considera como una receta para la ansiedad.
Entonces, los nuevos deben aparecer en una sección y los ya leídos, o que requieren una acción, en una sección diferente.
Enfoque del correo electrónico
Cuando el usuario está constantemente tentado a abrir los nuevos que acaban de llegar, la experta ha aconsejado abrir una sección como “correos electrónicos dormidos”.
Se trata de aquellos correos electrónicos que ha guardado para más adelante o los correos electrónicos destacados, aquellos de alta prioridad, para que la persona pueda concentrarse en esas tareas, en lugar de distraerse con un nuevo correo electrónico.
Si el caso es encontrar lo que se necesita, sólo se deben buscar las etiquetas de correo electrónico que pueden ayudar a mantener todo organizado.
También, buscar en el correo electrónico, en lugar de revisar las etiquetas, es en realidad una forma más rápida de encontrar el correo electrónico que está buscando.
“Puede buscar por fecha, remitente, asunto (y más) y puede ser aún más específico con consultas como ‘tiene: adjunto’ o ‘más antiguo que: 6m’ (m=meses)”.
Martin ha dicho que existen muchas formas de mantenerse productivos en el correo electrónico, sobre todo para los que son nuevos en el uso de G Suite.
